O evento só começa após a chegada da pessoa mais importante (governador, ministro, etc).
Assim, é importante combinar com a assessoria do convidado o horário de chegada, que não deve exceder 15 minutos do horário marcado para o início do mesmo.
Quando se faz presente uma autoridade, os demais convidados só podem se retirar depois que ela sair.
As instruções apresentadas com relação ao Presidente da República e aos governadores podem ser utilizadas, por analogia, para outras autoridades, quando o responsável pelo cerimonial e protocolo assim julgar conveniente.
Quaisquer dúvidas sobre a colocação de autoridades devem ser previamente sanadas pelo responsável pelo cerimonial e protocolo.
CERIMONIAL E PROTOCOLO NO ÂMBITO DAS ORGANIZAÇÕES
As abordagens mais importantes do cerimonial público, no que tange a protocolo, são encontradas nos eventos organizacionais, quando racionalizam sua execução e estabelecem ordens de precedência que evitam a geração de conflitos.
O aspecto formal do relacionamento entre pessoas transferiu - se do âmbito do poder público para o mundo dos negócios.
Hoje, não se admite o empirismo profissional quando está em jogo a reputação das empresas.
Isto também atinge a organização de encontros, quer tenham cunho social, quer sejam direcionados para resoluções de problema ou para a troca de informações e experiências.
HIERARQUIA NAS EMPRESAS
Dentro das organizações, em especial naquelas mais formais, com um cronograma estruturado, identifica - se, de modo claro, a posição dos executivos.
Em um sistema menos formal, algumas vezes temos dificuldades em organizar critérios para estabelecer ordens de precedência.
Quando isto ocorre, o profissional que está organizando um evento deve lembrar que cada empresa tem seu próprio sistema hierárquico, o qual precisa ser observado.
A par deste fato, pode estabelecer normas que formalizem a ordem de precedência, de modo claro, conforme o tipo de cerimônia que irá se desenvolver.
O anfitrião, geralmente a pessoa de maior importância na empresa, é o ponto de partida para a formação da ordem de precedência.
Alguns critérios podem auxiliar na escolha dos membros que se posicionarão mais próximos dele:
• Executivos mais ligados ao centro de decisão (ex.: vice-presidente, diretor);
• Importância das áreas administrativas (ex.: diretor industrial, diretor comercial);
• Cargos iguais - neste caso, podem-se estabelecer precedência observando o tema que gerou o encontro, as idades dos participantes ou o tempo de serviço prestado na organização;
• No caso de pessoa de cargo mais baixo ocupar lugar de destaque, como homenageada, convidada de honra, convidada especial, autora de algum trabalho ou obra de arte, deverá ser tratada ou colocada na ordem de precedência próxima ao anfitrião, já que, naquele momento, seu posto ou cargo são irrelevantes em relação ao objetivo do evento.
Outras normas podem influenciar na formação de precedência, tais como:
• A precedência é dada a alguém de renomados conhecimentos e alto saber;
• Muito empregado na cultura ocidental, especialmente em reuniões sociais.
• Quando a mulher exerce cargo executivo, tal preceito deve ser desconsiderado, pois vai prevalecer, na hierarquia da empresa, o papel que exerce;
• Um dos mais práticos, sendo utilizados para grupos grandes (ex.: jogos olímpicos, formaturas).
PRONUNCIAMENTOS
Pronunciamentos
ocorrem em todos os eventos, dos mais simples, através de uma saudação aos participantes, aos mais complexos, com o discurso
de encerramento feito pelo convidado mais importante.
Em relação
a essas falas, algumas orientações
devem ser observadas:
Após a formação da mesa, o mestre de cerimônia ou a pessoa para tal designada abrirá a
reunião, saudando os presentes em nome do anfitrião, chamará os oradores conforme o roteiro, indicando
seus nomes e cargos; esta seqüência será da pessoa menos importante para a de maior
importância;
Nos diversos tipos de cerimônias, procedimentos distintos ocorrem, tais
como:
·
Almoços e jantares: os pronunciamentos são feitos após a sobremesa, bem como os brindes; nestas ocasiões, normalmente
formais, os discursos devem ser elaborados com antecedência.
·
Coquetel: é um evento menos formal
que pode propiciar alguns brindes ou agradecimentos, gerando palavras de
improviso; neste caso, o orador deve
cuidar para não tornar – se prolixo, cansando os ouvintes;
·
Formaturas: dentro do seu ritual próprio, normalmente discursam o orador da turma,
o homenageado e o paraninfo; para eles serve, de modo igual, a orientação de não improvisarem suas locuções;
·
Outorga de títulos e
honrarias: discursará a pessoa previamente indicada,
saudando o homenageado, que, por sua vez, retribuirá a atenção; importante que os oradores não improvisem, usando
discursos escritos;
·
Posse: normalmente, em uma posse coletiva, cabe, ao de mais alto nível, pronunciar o discurso, elaborado com antecedência.
Sob o risco
de que o improviso acarrete desconforto aos ouvintes, por conter divagações, juízos incoerentes ou repetições, os pronunciamentos precisam ser
preparados.
Sua redação pode compor-se de três partes:
- Introdução:
curta, realmente introduzindo o assunto;
- Corpo do discurso: dividido em duas ou três partes, expõe a idéia central e a finalidade do discurso;
- Conclusão:
seguindo o plano inicial, conduz a um final satisfatório e coerente.
Clareza,
objetividade, harmonia no texto, polidez e correção, aliadas ao uso equilibrado
de adjetivos, com certeza permitirão elaborar um trabalho satisfatório, tanto
para quem redige, quanto para aquele que irá falar. Com isto, lucra os
convidados, que tem suas expectativas satisfeitas.
Em
encontros técnicos, os termos não precisam ser esclarecidos, pois, em
princípio, são conhecidos pelos participantes. Com a platéia mista ou leiga,
sempre que possível evitar o uso de terminologia técnica, ou de
estrangeirismos. Caso isto seja impossível,
é necessário algum tipo de esclarecimento para tornar o termo compreensível
para todos.
